PDF-extractie
Leveranciers die PDF's sturen, kunnen dat blijven doen.
Datuvo ontvangt PDF's, haalt er met AI de gegevens uit die jij hebt beschreven, en levert het resultaat aan als gestructureerde data voor InvoiMatch of je ERP. Je beschrijft één keer per documenttype in gewone taal wat je eruit wilt hebben, zoals je het aan een nieuwe medewerker zou uitleggen. Nieuwe leveranciers en nieuwe lay-outs werken daarna zonder extra inrichting.
Waar het misgaat
Herkenning per lay-out werkt. Tot de leverancier zijn factuur aanpast.
Facturen, pakbonnen en orderbevestigingen komen binnen als PDF, van tientallen tot honderden afzenders, elk met een eigen lay-out. De gebruikelijke aanpak is een template per lay-out: inleren, testen, onderhouden, en opnieuw beginnen zodra een leverancier zijn factuur verandert. Wat niet past, wordt overgetypt. Scans zonder tekstlaag en lange cijferreeksen gaan het vaakst mis, en juist die velden moeten kloppen. Het resultaat is een administratie die elke week uren kwijt is aan controleren en corrigeren.
Een template per leverancier
Elke nieuwe leverancier is een inrichtingsklus. Elke gewijzigde lay-out is er nog een. Na een jaar durft niemand de inrichting meer aan te raken.
Wat niet past, wordt overgetypt
De PDF's die de herkenning niet aankan, gaan alsnog met de hand het systeem in. Vaak precies de leveranciers die het minst vaak voorkomen en het meest afwijken.
Fouten die pas later opvallen
Een verkeerd gelezen bedrag of factuurnummer wordt pas zichtbaar als de factuur uitvalt bij de matching of, erger, als hij is betaald.
Hoe het werkt
Beschrijf wat je zoekt, niet waar het staat.
PDF's komen binnen
Uit een mailbox, een scanner of een upload. Datuvo weet om welk documenttype het gaat en van welke afzender. Onbekende afzenders worden automatisch aangemaakt.
Jij beschrijft de velden
Per documenttype leg je in gewone taal vast welke gegevens je wilt: kopvelden en regels, elk met een korte omschrijving. Die beschrijving is de instructie. Geen inleren, geen posities aanwijzen.
Datuvo leest uit
De PDF wordt gelezen zoals een medewerker dat zou doen, ook bij een scan zonder tekstlaag. Per veld ziet je wat is gevonden en waar Datuvo twijfelt.
Controle waar nodig, output altijd gelijk
Ontbreekt een verplicht veld of twijfelt Datuvo, dan beoordeelt een medewerker het document: PDF links, velden rechts. Goedgekeurd is geëxporteerd, in het format dat InvoiMatch of je ERP verwacht.
Voor wie
Voor bedrijven die documenten ontvangen van veel verschillende afzenders.
De administratie met een mailbox vol PDF-facturen
Honderden tot duizenden facturen per maand van een wisselend bestand aan leveranciers, die nog niet via Peppol of EDI komen. Hoe meer afzenders en hoe vaker lay-outs wisselen, hoe groter het verschil met herkenning per template.
Wie er dagelijks mee werkt: crediteurenadministratie, inkoop.
De logistieke afdeling met pakbonnen en orderbevestigingen
Niet alleen facturen komen als PDF. Pakbonnen, orderbevestigingen, vrachtbrieven en keuringsrapporten zijn documenttypen die je zelf definieert, elk met eigen velden en een eigen export.
Wie er dagelijks mee werkt: logistiek, inkoop, kwaliteit.
In je landschap
Bestanden erin, gestructureerde data eruit.
Datuvo is geen archief, geen registratietool en geen workflow. Het zet een PDF om in dezelfde gestructureerde data als een Peppol-factuur of ander type EDI bericht, en geeft die door. Aan InvoiMatch, aan je ERP, of aan een ander systeem dat je zelf kiest.
Andere stromen blijven gewoon bestaan. Datuvo vangt op wat daar niet doorheen komt: de leveranciers die nog met PDF werken, en de documenttypen waar geen standaard voor is.
Zo werkt het
Begrijpelijke schermen, overzichtelijke lijsten.
Een overzicht van ontvangen documenten met type, afzender en status. Per document de PDF naast de gevonden velden, met wat ontbreekt en wat is gecorrigeerd. Per documenttype de beschrijving van de velden en het exportformaat.
Zien wat Datuvo uit jullie PDF's haalt?
Stuur ons een handvol facturen of pakbonnen zoals je ze dagelijks ontvangt. We zetten ze door Datuvo en laten zien wat er wordt gevonden, wat er ontbreekt en hoe de export eruitziet.
Of stuur een mail: info@hupsen.com