Leveranciersdata
Leveranciersdata ontvangen zoals jouw systeem het verwacht.
Vendarcs is het portaal waar leveranciers hun data (zoals artikel-, prijs- en verpakkingsdata) aanleveren in het format dat jullie samen hebben afgesproken. Elk bestand wordt bij binnenkomst gecontroleerd, fouten gaan direct terug naar de leverancier, en goedgekeurde data wordt verwerkt tot het format dat je ERP of PIM afdwingt. Hiermee zorg je dat je masterdata altijd acuraat en up-to-date is.
Waar het misgaat
De meeste afwijkende facturen beginnen bij je eigen data.
Een leverancier stuurt een nieuwe prijslijst als Excel naar een inkoper. Het bestand wordt opgeslagen, deels overgenomen, en de rest blijft liggen. Weken later komt een factuur binnen met de nieuwe prijs. De factuur klopt, maar in het eigen systeem staat nog de oude prijs. De factuur valt uit, een medewerker zoekt het uit, mailt de leverancier, en ontdekt zelf de oorzaak van het probleem te zijn. Vermenigvuldig dat met honderden leveranciers die elk hun eigen bestanden sturen, in hun eigen format, op hun eigen moment.
Ontvangen en opslaan
Het bestand komt binnen bij een inkoper of categoriemanager. Het wordt opgeslagen, geopend en bekeken. Is dit de laatste versie, en van welke leverancier was dit ook alweer?
Controleren en ombouwen
Kolommen vergelijken met wat het eigen systeem verwacht. Velden aanvullen, eenheden omrekenen, codes opzoeken. Wat niet klopt wordt ter plekke aangepast, zonder dat iemand later nog weet wat er is veranderd.
Overdragen en terug
Het omgebouwde bestand gaat naar de afdeling die de data opvoert. Die ziet alsnog fouten en stuurt het terug. Twee afdelingen, drie versies van hetzelfde bestand, en de leverancier weet van niets.
Hoe het werkt
Van aanlevering tot import in vier stappen.
Format afspreken
Per leverancier leg je vast welke gegevens je verwacht en in welke structuur. Dat kan jullie eigen sjabloon zijn of het bestand dat de leverancier al gebruikt.
Aanleveren via het portaal
De leverancier logt in en zet het bestand klaar. Geen mail, geen versies, geen zoeken. Elk bestand krijgt een dossier met status en historie.
Controle bij binnenkomst
Vendarcs controleert of de verwachte kolommen aanwezig zijn, verplichte velden gevuld zijn en verwijzingen kloppen. Wat afwijkt gaat direct terug naar de leverancier, voordat iemand bij jou ernaar heeft gekeken.
Verwerken en opleveren
Op basis van de ingerichte mapping vertaalt Vendarcs bronvelden naar de velden van je ERP of PIM, met bewerkingen waar nodig. Het resultaat is een importklaar bestand, elke keer in hetzelfde format.
Voor wie
Voor bedrijven met veel leveranciers en een assortiment dat nooit stilstaat.
De retailer of groothandel met honderden leveranciers
Nieuwe artikelen, gewijzigde prijzen, andere verpakkingen, uitlopende assortimenten. Elke wijziging begint bij een bestand van een leverancier, en elk bestand ziet er anders uit. Vendarcs maakt van die stroom één gecontroleerde instroom.
Wie er dagelijks mee werkt: categoriemanagers, inkopers, het masterdata-team.
De organisatie die grip wil op leveranciersdata
Het artikelbestand wordt continu gewijzigd: iedere leverancier levert op zijn eigen manier, iedere inkoper werkt het op zijn eigen manier bij en niemand weet zeker wat er in het ERP klopt. Vendarcs geeft de aanlevering één vaste route: leveranciers leveren aan in hun eigen formaat, de controle gebeurt op één plek en alleen goedgekeurde data komt binnen.
Wie er dagelijks mee werkt: het masterdata-team, inkoop, de verantwoordelijke voor procesverbetering.
In je landschap
Geen vervanging van je PIM of datapool. De stap ervoor.
Vendarcs beheert geen productdata en publiceert niets naar kanalen. Het regelt de instroom: van leverancier naar het systeem waar je de data beheert. Dat kan een ERP zijn, een PIM, of allebei.
Binnen de suite is Vendarcs de bron van de schone data die uiteindelijk ook in InvoiMatch komt. Een factuur die tegen actuele prijzen en artikelen wordt gematcht, wijkt minder vaak af. Vendarcs werkt ook zonder de andere applicaties, met elk ERP of PIM.
Zo werkt het
Eén werkplek voor alles wat binnenkomt.
Een dashboard met wat er deze week is ontvangen, wat wacht op de leverancier en wat klaarstaat voor import. Per bestand een dossier met controle, mapping en oplevering. Per leverancier een vaste inrichting die bij elke aanlevering opnieuw draait.
Zie hoe Vendarcs je leveranciersbestanden vermaakt.
In een demo van dertig minuten laten we de applicatie zien: hoe een leverancier aanlevert, wat de controle bij binnenkomst doet, hoe je de mapping naar je ERP of PIM inricht en wat er als bestand uitkomt. Heb je een leveranciersbestand bij de hand, dan laten we het daarop zien.
Of stuur een mail: info@hupsen.com