Factuurmatching
Facturen die kloppen, verwerken zichzelf.
InvoiMatch ontvangt inkoopfacturen via Peppol, EDI of een ander gestructureerd kanaal, zoekt de bijbehorende order en goederenontvangst in je ERP en doorloopt de controles die jij hebt ingesteld. Wat klopt, wordt direct geboekt voor betaling. Wat afwijkt, staat klaar voor een medewerker met de reden erbij: accepteren, of als reclamatie naar de leverancier.
Waar het misgaat
Factuurmatching klinkt simpel. Tot je het duizend keer per week doet.
In theorie leg je een factuur naast een inkooporder, kijkt of alles klopt, en boekt door. In de praktijk loopt het vast op de randgevallen. Leveranciers factureren in andere eenheden dan je inkoopt. Prijzen verschillen een paar cent door afrondingen. Goederenontvangsten zijn te laat geboekt. Transport of emballage staat op een aparte regel. Een deel van een order is al gefactureerd. En dan zijn er de facturen waar helemaal geen order bij hoort. Elke factuur die een medewerker met de hand beoordeelt kost tijd, ook de facturen die gewoon kloppen.
Alles door dezelfde handen
Facturen die kloppen en facturen die afwijken komen op dezelfde stapel en krijgen dezelfde aandacht. De medewerker die de uitzondering moet uitzoeken, is ook degene die de honderd goede facturen ervoor heeft afgevinkt.
Afwijking zonder reden
Een factuur valt uit, maar waarom? Het systeem zegt "mismatch". De medewerker opent de order, de ontvangst, de prijsafspraak en het leveranciersdossier om te ontdekken dat de prijs in het eigen systeem verouderd was.
Alles naar de maandafsluiting
Wat blijft liggen, stapelt zich op. Rond de maandafsluiting worden afwijkingen in bulk weggewerkt, met minder aandacht per factuur dan de bedoeling was.
Hoe het werkt
Van binnenkomst tot boeking in vier stappen.
Ontvangen
Facturen komen binnen via Peppol, EDI of een ander gestructureerd kanaal. PDF's die via Datuvo zijn uitgelezen sluiten aan op dezelfde stroom. Elke factuur krijgt een dossier met status en historie.
Matchen
InvoiMatch zoekt de order en de goederenontvangst in je ERP en vergelijkt op kop, regel en artikel: aantallen tegen ontvangsten, prijzen tegen afspraken, totalen tegen de order. Per controle bepaal jij de tolerantie.
Boeken
Valt alles binnen de grenzen, dan wordt de factuur direct in het ERP geboekt en klaargezet voor betaling. Niemand heeft ernaar gekeken, en dat hoefde ook niet.
Afwijking afhandelen
Wat afwijkt staat klaar in de werkplek met de reden erbij: prijs, aantal, geen order, dubbel. De medewerker accepteert met één handeling, of stuurt de factuur als reclamatie naar de leverancier. Alleen hier komt een mens aan te pas.
Voor wie
Voor bedrijven waar de facturen sneller binnenkomen dan een team ze kan bekijken.
De retailer of groothandel met honderden leveranciers
Duizenden goederenfacturen per week, elk met een order en een ontvangst erachter. De meeste kloppen. Toch gaat elke factuur door dezelfde handen, omdat niemand vooraf weet welke niet klopt. InvoiMatch haalt de goede facturen uit de stapel en laat alleen de afwijking over.
Wie er dagelijks mee werkt: crediteurenadministratie, inkoop, de finance manager.
Het bedrijf dat Peppol aangrijpt om het proces goed te zetten
E-facturatie staat op de planning en de vraag is: sluiten we alleen aan, of zetten we in één keer het proces erachter goed? InvoiMatch verwerkt Peppol-facturen als eerste kanaal, naast EDI en uitgelezen PDF's, en maakt van de aansluiting een proces dat zichzelf verwerkt. Wie nu begint, is klaar vóór het moet.
Wie er dagelijks mee werkt: finance manager, crediteurenadministratie, IT.
In je landschap
Naast je ERP, met je ERP als bron.
InvoiMatch haalt orders en goederenontvangsten op uit je ERP en schrijft geaccepteerde facturen terug voor betaling. Wat in je ERP staat, blijft daar staan. InvoiMatch is geen boekhoudpakket en geen inkoopsysteem: het is de controle ertussen.
De integraties zijn gebouwd om met elk ERP te kunnen werken, of dat nu Microsoft Dynamics 365, SAP, AFAS of een ander systeem is. Schone leveranciersdata via Vendarcs en uitgelezen PDF's via Datuvo sluiten direct aan, maar zijn geen voorwaarde.
Zo werkt het
Een werkplek voor de afwijkingen, niet voor alle facturen.
Een overzicht van wat vandaag is binnengekomen, wat automatisch is geboekt en wat op een medewerker wacht. Per afwijking de factuur, de order, de ontvangst en de reden in één scherm. Per leverancier de tolerantie en de regels die voor hem gelden.
Zie wat InvoiMatch kan.
In een demo van dertig minuten laten we de applicatie zien: hoe facturen binnenkomen, hoe de matching werkt, welke regels je zelf instelt en hoe afwijkingen worden afgehandeld.
Of stuur een mail: info@hupsen.com