Privacy
Privacyverklaring
Hoe Hupsen omgaat met jouw gegevens op deze website en in onze dienstverlening.
1. Inleiding
Hupsen neemt jouw privacy serieus en verwerkt gegevens over jou op een veilige manier. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens wij verwerken, met welk doel, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Voor vragen kun je altijd contact opnemen via info@hupsen.com.
2. Wie is Hupsen?
Hupsen is de maker van InvoiMatch en van de andere applicaties in InvoiSuite. Hupsen is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 70941785. Wanneer Hupsen jouw persoonsgegevens verwerkt, is Hupsen de verwerkingsverantwoordelijke. Verwerkt Hupsen persoonsgegevens namens een klant, bijvoorbeeld leveranciersgegevens in InvoiMatch, dan is die klant de verwerkingsverantwoordelijke en Hupsen de verwerker; daarover maken we met elke klant afspraken in een verwerkersovereenkomst.
3. Hoe gebruikt Hupsen jouw gegevens?
Hieronder staat per doel welke gegevens Hupsen gebruikt, op welke grondslag en hoe lang we ze bewaren. We hebben het gegroepeerd naar het soort contact dat je met ons hebt.
3.1 Contact en demo
- Doeleinde
- Beantwoorden van een vraag via het contactformulier of per mail
- Gegevens
- Naam, organisatie, e-mailadres, de inhoud van je bericht
- Grondslag
- Gerechtvaardigd belang (het beantwoorden van jouw vraag)
- Bewaartermijn
- Tot twaalf maanden na het laatste contact, tenzij er een klantrelatie uit voortkomt
- Doeleinde
- Plannen en uitvoeren van een demo
- Gegevens
- Naam, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer als je dat opgeeft, en de voorbeeldfacturen of bestanden die je voor de demo meebrengt
- Grondslag
- Gerechtvaardigd belang (het voorbereiden van een mogelijke overeenkomst)
- Bewaartermijn
- Meegebrachte bestanden verwijderen we binnen dertig dagen na de demo; contactgegevens tot twaalf maanden na het laatste contact
3.2 Dienstverlening, klantenbeheer en financiële administratie
- Doeleinde
- Verlenen van de dienst zelf
- Gegevens
- Naam, functie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen, inloggegevens, gegevens die nodig zijn om de dienst in te richten en te leveren, en gegevens die tijdens het gebruik van de dienst ontstaan
- Grondslag
- Uitvoering van de overeenkomst
- Bewaartermijn
- Voor de duur van de overeenkomst en tot twaalf maanden daarna, tenzij een wettelijke termijn langer is
- Doeleinde
- Afhandelen van vragen, storingen en klachten over de dienst
- Gegevens
- Dezelfde gegevens als bij het verlenen van de dienst, plus de inhoud van de melding
- Grondslag
- Uitvoering van de overeenkomst
- Bewaartermijn
- Voor de duur van de overeenkomst en tot twaalf maanden daarna
- Doeleinde
- Klantenbeheer (CRM)
- Gegevens
- Naam, functie, organisatie, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, zakelijk social-media-account
- Grondslag
- Gerechtvaardigd belang (het onderhouden van de klantrelatie)
- Bewaartermijn
- Zo lang je contactpersoon bent bij een klant of relatie van Hupsen, en tot twaalf maanden daarna
- Doeleinde
- Facturatie en financiële administratie
- Gegevens
- Bedrijfsnaam, factuuradres, btw-nummer, bankgegevens (naam bank, IBAN, BIC), openstaand saldo
- Grondslag
- Wettelijke verplichting
- Bewaartermijn
- Zeven jaar, de wettelijke bewaartermijn voor de administratie
3.3 Marketing
- Doeleinde
- Nieuwsbrief en updates over InvoiMatch en InvoiSuite
- Gegevens
- Naam, e-mailadres, organisatie
- Grondslag
- Toestemming, of gerechtvaardigd belang als je al klant bent (het informeren van bestaande klanten over de dienst)
- Bewaartermijn
- Tot je je afmeldt; afmelden kan via elke mail
- Doeleinde
- Zakelijk contact via social media
- Gegevens
- Naam, functie, organisatie, zakelijk social-media-account
- Grondslag
- Gerechtvaardigd belang (commercieel belang)
- Bewaartermijn
- Zo lang het contact bestaat
3.4 Website
- Doeleinde
- Goed laten werken van de website
- Gegevens
- IP-adres, browser- en apparaatgegevens, tijdstip van bezoek
- Grondslag
- Gerechtvaardigd belang (het beveiligen en beschikbaar houden van de website)
- Bewaartermijn
- Logbestanden bewaren we maximaal dertig dagen
- Doeleinde
- Meten van het gebruik van de website (statistieken)
- Gegevens
- Bezochte pagina's, verwijzende site, globale locatie op basis van IP-adres, browser en apparaat
- Grondslag
- Gerechtvaardigd belang (het verbeteren van de website), met privacyvriendelijke instellingen; zetten we cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, dan vragen we eerst toestemming
- Bewaartermijn
- Statistieken bewaren we in geaggregeerde vorm; herleidbare gegevens maximaal veertien maanden
3.5 Beveiliging
- Doeleinde
- Beveiliging van de dienst en van gegevens
- Gegevens
- Inloggegevens, IP-adres, logbestanden van toegang en handelingen in de dienst
- Grondslag
- Gerechtvaardigd belang (het beschermen van de gegevens van onze klanten en van Hupsen)
- Bewaartermijn
- Logbestanden maximaal twaalf maanden
4. Hoe verkrijgt Hupsen jouw persoonsgegevens?
Hupsen heeft gegevens over jou omdat je die zelf aan ons hebt gegeven, bijvoorbeeld via het contactformulier, tijdens een demo of als contactpersoon van een klant. Zakelijke contactgegevens kunnen we ook ontvangen van je organisatie, of vinden via openbare zakelijke bronnen zoals het handelsregister of een zakelijk social-media-profiel.
5. Wat zijn jouw rechten?
Onder de Algemene verordening gegevensbescherming heb je een aantal rechten met betrekking tot jouw gegevens en de verwerking ervan.
5.1 Inzage
Je kunt Hupsen vragen welke persoonsgegevens wij over je hebben vastgelegd.
5.2 Wijzigen
Wil je gegevens laten wijzigen, verbeteren, aanvullen, verwijderen of afschermen, dan kun je daarvoor een verzoek doen bij Hupsen.
5.3 Beperken van de verwerking
Je hebt, onder voorwaarden, het recht om Hupsen te vragen de verwerking van je persoonsgegevens te beperken.
5.4 Recht van bezwaar
Vindt een verwerking plaats op grond van het gerechtvaardigd belang van Hupsen of van een derde, dan heb je het recht om daartegen bezwaar te maken.
5.5 Gegevensoverdracht
Je hebt het recht de persoonsgegevens die je aan Hupsen hebt gegeven te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, zodat je ze bij een andere aanbieder kunt onderbrengen.
5.6 Toestemming intrekken
Is toestemming de grondslag voor een verwerking, dan kun je die toestemming altijd intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor het verleden, maar betekent dat wij die gegevens daarna niet meer verwerken. Het kan zijn dat Hupsen je daardoor bepaalde diensten niet meer kan leveren.
5.7 Reactie door Hupsen
Een verzoek stuur je naar info@hupsen.com. Hupsen reageert zo snel mogelijk en in elk geval binnen één maand na ontvangst. Wijzen wij een verzoek af, dan leggen we uit waarom.
6. Ontvangers van de persoonsgegevens
Jouw gegevens kunnen worden gedeeld met verwerkers die Hupsen inschakelt, zoals hostingpartijen en leveranciers van e-mail- en formulierdiensten; met partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van een overeenkomst tussen jou en Hupsen; en met externe adviseurs, zoals een accountant. Met verwerkers sluit Hupsen een verwerkersovereenkomst. Daarnaast kan Hupsen verplicht zijn gegevens te verstrekken aan een derde partij op grond van een wettelijke verplichting.
7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Hupsen bewaart en verwerkt gegevens zo veel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte. Is het om technische of operationele redenen nodig om gegevens door te geven aan een partij buiten de EER, dan doet Hupsen dat alleen op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de EU. Is dat niet mogelijk, dan vraagt Hupsen jouw toestemming; die kun je altijd intrekken.
8. Cookies
Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij een bezoek aan deze website naar je browser worden gestuurd en op je apparaat worden opgeslagen. Onder cookies verstaan we ook vergelijkbare technieken waarmee informatie wordt verzameld. Deze website gebruikt alleen cookies en technieken die nodig zijn om de site goed te laten werken, en waar van toepassing privacyvriendelijke statistieken zonder herleidbare gegevens. Zetten we in de toekomst cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, dan vragen we daarvoor eerst je toestemming en passen we deze verklaring aan.
9. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. We raden je aan haar regelmatig na te lezen. Bij een wezenlijke wijziging vermelden we dat op deze pagina.
10. Vragen en klachten
Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop Hupsen jouw gegevens gebruikt, stuur dan een e-mail naar info@hupsen.com. Ook met een klacht over de verwerking van je gegevens kun je daar terecht. Daarnaast kun je altijd contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy.
Laatst bijgewerkt: september 2026